Für Professionisten

Klagenfurt Wohnen arbeitet mit verschiedenen Unternehmen zusammen.
Zum Beispiel:

• Handwerksbetriebe
• Wartungsfirmen
• Reinigungsunternehmen
• technische Dienstleister

Diese Unternehmen unterstützen bei der Betreuung von Wohnanlagen, bei Reparaturen oder bei technischen Arbeiten im Gebäude.
Eine gute Zusammenarbeit hilft, Gebäude und Anlagen in einem funktionstüchtigen Zustand zu halten.

Lieferantenanfragen und Beauftragungen erfolgen primär per Direktbeauftragung gemäß aktueller Rahmenvereinbarung. Vorgaben zu Stundensätzen, Materialaufschlägen oder Pauschalen richten sich nach den jeweils geltenden Rahmenvereinbarungen beziehungsweise nach dem jeweiligen Anbot.

Neue Lieferantinnen und Lieferanten werden primär über die jährlichen Ausschreibungen über die ANKÖ-Plattform berücksichtigt. Rahmenvereinbarungen werden je Gewerk über das ANKÖ-Vergabeportal ausgeschrieben. Eine Anfrage ist zusätzlich an die Geschäftsführung möglich. Offizielle Lieferantenunterlagen werden derzeit nicht online bereitgestellt; sie können auf Anfrage an die Leitung der Hausverwaltung erfragt werden.

Voraussetzung für eine Zusammenarbeit sind die rechtliche Legitimation des Unternehmens, insbesondere eine entsprechende Gewerbeberechtigung, ein ausreichender Versicherungsschutz sowie die erforderlichen betrieblichen Nachweise.

Zur Absicherung der Beauftragung ist eine Verifizierung des Professionisten, insbesondere über die E-Mail-Adresse, sowie bei Bedarf eine Rückfrage bei der Hausverwaltung vorgesehen. 

Bei Arbeiten auf den Liegenschaften sind die wesentlichen Bestimmungen des 

• Arbeitnehmerschutzgesetzes (ASchG),
• der Arbeitsstätten-Verordnung (AStV), der einschlägigen ÖNORMEN
• sowie der Technischen Richtlinien zum vorbeugenden Brandschutz (TRVB)

 einzuhalten. 

Bei Heißarbeiten wie Schweißen oder Flämmen ist nach TRVB 104 O zwingend ein Freigabeschein beziehungsweise die Verständigung der Berufsfeuerwehr erforderlich. 

Die Arbeitsaufnahme darf erst nach objektspezifischer Unterweisung durch die Hausverwaltung erfolgen.

Bei Arbeiten in bewohnten Wohnungen sind Termine vorab durch Kontaktaufnahme mit der Hausverwaltung beziehungsweise mit der Mieterin und dem Mieter anzukündigen. Termine sollen sich an den üblichen Geschäftszeiten orientieren. 

Ein Zutritt ist nur mit Einverständnis der Mieterin und des Mieters zulässig und darf niemals eigenmächtig erfolgen. 

Ist ein Mieter oder eine Mieterin nicht erreichbar, erfolgt die Kontaktaufnahme schriftlich per E-Mail oder Brief.

Schlüsselübergaben an Professionisten erfolgen ausschließlich mit Schlüsselprotokoll.

Schäden, ausgenommen Versicherungsschäden, werden grundsätzlich von den Hausverwaltern gemeldet; bei Dächern erfolgt die Meldung durch Dachdeckerfirmen. 

Die Beauftragung der Schadenbeseitigung erfolgt durch die Hausverwalter. 

Bei Versicherungsschäden erfolgt die Meldung während der Geschäftszeiten meist durch die betroffenen Mieterinnen und Mieter an die Hausverwaltung beziehungsweise direkt an die laut Aushang vorgesehenen Unternehmen.

• Rechnungen können in der Regel schriftlich oder elektronisch übermittelt werden.
• Wichtig ist, dass Rechnungen vollständig und korrekt ausgestellt sind.
• Unvollständige Rechnungen können zu Rückfragen führen und die Bearbeitung verzögern.
  Bitte stellen Sie daher sicher, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.

Rechnungen sind als ordnungsgemäße Rechnungen gemäß § 11 UStG auszustellen und zusammen mit den erforderlichen Leistungsnachweisen inklusive Unterschriften zu übermitteln. 

Derzeit erfolgt die Übermittlung im PDF-Format per E-Mail an rechnungswesen-wohnen@klagenfurt.at. 

Nach einer künftigen EDV-Umstellung ist die Übermittlung auch als strukturierter Datensatz im XML-Format vorgesehen. Die Rechnung ist spätestens innerhalb eines Monats nach Leistungserbringung auszustellen. Zahlungsfristen richten sich nach der jeweiligen Rahmenvereinbarung beziehungsweise nach den gesetzlichen Fristen.

Erbrachte Leistungen sind durch Arbeitsnachweise beziehungsweise Arbeitsprotokolle zu dokumentieren. Soweit erforderlich, ist zusätzlich eine Fotodokumentation beizulegen.

Damit Rechnungen korrekt bearbeitet werden können, sollten sie bestimmte Informationen enthalten.
Dazu gehören zum Beispiel:

• Name und Adresse des Unternehmens
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Beschreibung der erbrachten Leistung
• Leistungszeitraum
• Rechnungsbetrag
• Umsatzsteuerangaben (falls erforderlich)

Zusätzlich zu den allgemeinen Rechnungsangaben müssen Rechnungen die Objektangabe, das jeweilige Geschäftszeichen laut Auftrag – etwa “SAN”, “BSAN”, “BINST” oder “VERS” – sowie die Auftragsnummer enthalten. Als Rechnungsanschrift ist anzuführen:

Landeshauptstadt Klagenfurt a/W
Klagenfurt Wohnen
zH IVK GmbH
Paulitschgasse 13/2
9020 Klagenfurt a/W

Je nach Zuordnung ist außerdem die richtige UID-Nummer anzugeben: ATU25353907 für Landeshauptstadt Klagenfurt, Klagenfurt Wohnen beziehungsweise ATU62247205 für die Immobilien Verwaltung Klagenfurt GmbH.

Diese Angaben helfen, Rechnungen richtig zuzuordnen und zu prüfen.

• Vollständige Rechnungen erleichtern die Bearbeitung und helfen, Rückfragen zu vermeiden.
• Wenn wichtige Angaben fehlen, kann es notwendig sein, zusätzliche Informationen anzufordern.
  Das kann den Bearbeitungsprozess verlängern.
• Klare und vollständige Rechnungen unterstützen daher eine schnelle und korrekte Abwicklung.

Eingehende Lieferantenrechnungen werden von der Buchhaltung auf ihre Ordnungsmäßigkeit gemäß § 11 UStG geprüft. Die Prüfung der Leistungserbringung sowie der Einhaltung der Rahmenvereinbarungen erfolgt durch die zuständigen Hausverwalter beziehungsweise durch den Controller. Die Freigabe erfolgt nach Bestätigung der Kontrollblätter A und B. Die Bezahlung erfolgt entsprechend der Rahmenvereinbarung innerhalb der Skontofrist beziehungsweise nach der gesetzlichen Zahlungsfrist.

Werden nach Prüfung Mängel festgestellt, erfolgt eine Mängelrüge gemäß § 377 UGB. Die Mängelbehebung hat innerhalb der vereinbarten Frist zu erfolgen. Für die gesetzliche Gewährleistung im B2B-Bereich gelten bei unbeweglichen Sachen drei Jahre. Sind eine Reparatur oder ein Austausch unmöglich oder werden sie verweigert, kann eine Preisminderung oder Wandlung verlangt werden.

Wenn Sie Fragen zur Rechnungsübermittlung oder zur Zusammenarbeit haben, wenden Sie sich bitte an Klagenfurt Wohnen.

Den Status einer Rechnung können Sie telefonisch bei derBuchhaltung, abfragen. Wird eine Rechnung zurückgewiesen, ist eine Neuausstellung oder Korrektur der Rechnung erforderlich. 

Wenn für eine beauftragte Arbeit kein Zutritt möglich war, ist dies direkt dem beauftragenden Hausverwalter zu melden.

Bitte geben Sie bei Ihrer Anfrage an:

• den Namen Ihres Unternehmens
• eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens
• gegebenenfalls eine Rechnungsnummer oder einen Bezug zur Leistung

Diese Angaben helfen, Ihre Anfrage schneller zuzuordnen und zu bearbeiten.

Notfalleinsätze nach 17:00 Uhr sowie an Wochenenden werden mittels Aufschlags abgerechnet. Beauftragungen erfolgen üblicherweise schriftlich. Bei Noteinsätzen kann die Beauftragung telefonisch an die laut Aushang vorgesehenen Professionisten erfolgen; der Auftrag wird anschließend nachgereicht.